Légal

Politique de confidentialité

Version 1.5 — Dernière mise à jour : 1 octobre 2026

0. Utilisateurs au Maroc (version clementia.ai/ma/)

Pour les prospects et clients situés au Maroc, l'offre Clementia est distribuée et facturée par TELEXCEL BPO SARL (5 rue Abou Eddaboussi, Casablanca ; RC Casablanca 259493 ; ICE 000063897000023). Les demandes envoyées depuis clementia.ai/ma/ sont traitées par Clementia SAS et par Telexcel BPO SARL, chacune pour ce qui la concerne : Clementia SAS pour le site et l'outil de gestion de la relation client, Telexcel BPO SARL pour la relation commerciale, la facturation et l'accompagnement au Maroc.

Ces traitements respectent la loi n° 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel. Vous disposez des droits d'accès, de rectification et d'opposition prévus par cette loi, que vous pouvez exercer à rgpd@clementia.ai. Vous pouvez également saisir la Commission nationale de contrôle de la protection des données à caractère personnel (CNDP, www.cndp.ma).

Pour les clients de la formule tout compris, les modèles d'intelligence artificielle sont fournis dans le cadre de l'abonnement : la section 8 ci-dessous ne s'applique pas, et les fournisseurs concernés sont ceux mentionnés aux sections 6 et 7.

1. Préambule

Clementia SAS (« nous ») accorde une importance fondamentale à la protection de vos données personnelles. Cette politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données dans le cadre de l'utilisation du site clementia.ai et des services Clementia.

Nous nous conformons au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement UE 2016/679), à la Loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Informatique et Libertés ») et, pour les utilisateurs marocains, à la Loi 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

2. Identité du responsable de traitement

Le responsable du traitement est :

Pour les services SaaS, Clementia agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD pour le compte de ses clients (responsables de traitement). Les modalités sont précisées dans un Accord de Sous-Traitance des Données (DPA) signé avec chaque client.

3. Données personnelles collectées

Nous collectons les catégories de données suivantes :

3.1 Via le site clementia.ai (visiteurs et prospects)

CatégorieDonnées concernéesSource
IdentificationNom, email professionnel, nom de l'entreprise ; téléphone (facultatif, formulaire de demande de démo uniquement)Formulaires de demande de démo et de téléchargement du guide
Préférences commercialesTaille d'équipe, cas d'usage prioritaireFormulaire
NavigationPages consultées, source de trafic, durée de visite, appareilCookies analytiques (sous réserve de consentement)
IP et géolocalisationAdresse IP, pays/ville approximativeConnexion automatique

3.2 Via les services Clementia (clients souscripteurs)

CatégorieDonnées concernées
CompteIdentifiants, email, rôle dans l'entreprise
FacturationCoordonnées bancaires (via Stripe), historique de facturation
Configuration agentsPrompts, base de connaissances, intégrations API
Données traitées par les agentsContenu des conversations, emails, fichiers — relevant de la responsabilité du Client (DPA)

3.3 Via les formulaires publicitaires Meta (Facebook et Instagram)

Clementia diffuse des publicités sur Facebook et Instagram. Certaines de ces publicités comportent un formulaire dit « instantané », rempli directement dans l'application, sans passer par notre site. Si vous soumettez un tel formulaire, les informations suivantes nous sont transmises par Meta : vos nom et prénom, votre adresse électronique, le nom de votre entreprise, une tranche d'effectif, l'horodatage de votre envoi, ainsi qu'un identifiant technique du formulaire et un identifiant de contact attribué par Meta. Ce dernier est conservé dans notre outil de gestion afin d'éviter les enregistrements en double. Meta pré-remplit certains de ces champs à partir de votre profil ; vous pouvez les modifier avant de valider.

Pourquoi nous traitons ces données. Pour vous adresser le document que vous avez demandé, pour répondre à votre demande, et pour vous présenter nos services lorsqu'ils correspondent à votre activité professionnelle.

Sur quelle base. L'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD) pour la réponse à votre demande et l'envoi du document, et notre intérêt légitime à faire connaître nos services auprès de professionnels (article 6.1.f du RGPD) pour la prospection qui peut suivre. Cette prospection s'adresse à vous en votre qualité professionnelle et porte sur des services en rapport avec votre fonction.

Qui y a accès. Les personnes habilitées de Clementia, dans les équipes commerciales et administratives, ainsi que les fonctions de facturation assurées au sein du groupe auquel Clementia appartient. Les données sont enregistrées dans notre outil de gestion de la relation client, hébergé en Allemagne (Union européenne). Elles ne sont ni vendues, ni cédées à des tiers à des fins de prospection.

Rôle de Meta. Meta Platforms Ireland Limited traite ces données sur sa propre plateforme en qualité de responsable de traitement, selon sa propre politique de confidentialité. Clementia est responsable du traitement pour l'usage qu'elle fait des données qui lui sont transmises. Les données restent accessibles dans l'interface Meta pendant quatre-vingt-dix jours ; nous les récupérons régulièrement pour les intégrer à notre outil de gestion.

Combien de temps nous les gardons. Trois ans à compter de notre dernier contact avec vous, comme pour les demandes reçues par le site (voir le tableau de la section 9). Au-delà, elles sont supprimées ou anonymisées.

Vos droits. Vous pouvez à tout moment demander l'accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, vous opposer à leur traitement, ou en demander la limitation, dans les conditions décrites à la section 10, en écrivant à rgpd@clementia.ai. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

3.4 Candidatures (recrutement)

Clementia diffuse des annonces de recrutement sur Facebook et Instagram. Elles renvoient vers une page de candidature hébergée sur ce site.

Ce que nous recueillons. Vos nom et prénom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre ville. Puis, au cours de la candidature : vos réponses écrites aux questions posées, l'intégralité de l'échange, et un enregistrement vocal d'environ une minute. Vous pouvez joindre un curriculum vitæ ; c'est facultatif. Si vous ne l'avez pas sous la main, nous vous le demanderons par courriel.

Un échange conduit par un agent conversationnel. Les questions vous sont posées, et les réponses qui vous sont faites sont rédigées, par un système automatisé — le même type d'agent que ceux que Clementia conçoit. Nous vous le disons au début de la candidature, et nous le redisons ici.

L'enregistrement vocal sert uniquement à apprécier votre expression en français, qui est au cœur du poste. Il n'est pas utilisé pour vous identifier par la voix, et il est supprimé en même temps que le reste de votre dossier.

Aucune décision n'est automatisée. Le système conduit l'échange et en produit un compte rendu. Il ne décide rien. La lecture des candidatures, la sélection et la décision d'embauche sont le fait de personnes. Vous pouvez demander qu'une personne réexamine votre dossier et obtenir des explications sur la façon dont il a été traité, en écrivant à l'adresse indiquée plus bas. Nous n'utilisons ni analyse automatique de personnalité, ni notation de votre voix ou de votre visage.

Pourquoi nous traitons ces données. Pour examiner votre candidature, vous recontacter, et conduire le recrutement jusqu'à son terme.

Sur quelle base. L'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD). La conservation de votre dossier au-delà du recrutement en cours, si vous n'êtes pas retenu, repose sur votre consentement (article 6.1.a), que vous pouvez retirer à tout moment.

Qui y a accès. Deux personnes en charge du recrutement chez Clementia, ainsi que l'administrateur technique chargé de l'hébergement, dans le cadre de la maintenance. Chaque ouverture d'un dossier est enregistrée. Les autres utilisateurs de l'outil de recrutement — équipes RH, responsables d'exploitation — n'y ont pas accès : les dossiers n'apparaissent ni dans leurs listes, ni dans leurs recherches, et l'accès direct leur est refusé.

Où sont conservées vos données. Sur un serveur hébergé en Allemagne (Union européenne), dans un espace réservé au recrutement, sauvegardé quotidiennement et purgé automatiquement au terme de la durée indiquée plus bas. Elles ne sont pas enregistrées dans notre outil de gestion commerciale et ne sont communiquées à aucun tiers.

Traitement depuis le Maroc. Le poste est basé à Casablanca et votre candidature y est examinée. Le Maroc ne fait pas l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne. Ce transfert repose sur l'article 49.1.b du RGPD, qui l'autorise lorsqu'il est nécessaire à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande — en l'espèce, l'examen de votre candidature à un poste situé au Maroc.

Autres transferts hors Union européenne. L'agent conversationnel s'appuie sur un fournisseur établi hors de l'Union européenne. Les garanties applicables sont décrites à la section 7.

Combien de temps nous les gardons. Si vous n'êtes pas retenu, deux ans au plus à compter de notre dernier échange, et uniquement avec votre accord ; à défaut, votre dossier est supprimé dès la clôture du recrutement. Si vous êtes recruté, votre dossier rejoint votre dossier professionnel.

Vos droits. Vous pouvez à tout moment demander l'accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, vous opposer à leur traitement ou en demander la limitation, dans les conditions décrites à la section 10, en écrivant à rgpd@clementia.ai. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

4. Finalités du traitement

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

5. Bases légales

Conformément à l'article 6 du RGPD, les bases légales applicables sont :

6. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles à :

Aucune donnée n'est vendue à des tiers à des fins commerciales.

7. Transferts hors Union Européenne

Certains de nos sous-traitants peuvent traiter des données hors UE (notamment les fournisseurs de modèles IA américains). Ces transferts sont encadrés par :

Pour le marché marocain, le Maroc bénéficie d'une reconnaissance d'adéquation partielle dans certains contextes ; les transferts sont également encadrés par contrat.

8. Particularité BYOK (Bring Your Own Keys)

Pour l'utilisation des modèles d'IA (LLM), le Client fournit ses propres clés API auprès de fournisseurs tiers (OpenAI, Anthropic, Google, etc.). Les conversations transitent alors directement entre la plateforme Clementia et le fournisseur LLM choisi par le Client. Clementia n'a pas accès au compte LLM du Client et n'est pas responsable de la politique de confidentialité du fournisseur LLM choisi. Le Client est invité à consulter directement les politiques de ces fournisseurs.

9. Durées de conservation

DonnéeDurée
Compte client actifPendant toute la durée du contrat + 3 ans à des fins commerciales
Factures et données comptables10 ans (obligation légale)
Prospects (formulaire démo)3 ans à compter du dernier contact
Prospects (formulaires publicitaires Meta)3 ans à compter du dernier contact
Candidatures2 ans après le dernier contact, avec l'accord du candidat ; à défaut, supprimées dès la clôture du recrutement
Cookies analytiques13 mois maximum
Données utilisateurs traitées par les agents IASelon les instructions du Client (DPA), 30 jours par défaut après résiliation
Logs de sécurité1 an

10. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

Pour exercer vos droits, contactez-nous à : rgpd@clementia.ai en précisant votre demande et en joignant un justificatif d'identité. Nous répondons dans un délai d'1 mois (extensible à 3 mois pour les demandes complexes).

11. Cookies et traceurs

Lors de votre visite sur clementia.ai, des cookies et traceurs peuvent être déposés sur votre terminal par Clementia SAS, responsable du traitement, ou par ses partenaires. Un cookie est un petit fichier texte enregistré par votre navigateur qui permet de reconnaître votre terminal lors de vos visites.

Durée de conservation. Les cookies soumis à consentement ont une durée de vie maximale de 13 mois. Les informations collectées par leur intermédiaire sont conservées au maximum 25 mois.

Gérer vos choix. À votre première visite, un bandeau vous permet d'accepter, de refuser ou de personnaliser ces cookies. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment en cliquant sur « Gérer les cookies » en bas de chaque page, ou via les paramètres de votre navigateur. Le refus n'a aucune incidence sur votre navigation ni sur l'accès à nos services.

Vos droits. Vous pouvez exercer vos droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition en écrivant à rgpd@clementia.ai (voir section 14), et introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

12. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données :

Notre infrastructure technique s'appuie sur des sous-traitants audités selon les standards reconnus de l'industrie (ISO 27001, SOC 2 Type II). Les certifications applicables sont communicables sur demande dans le cadre de l'évaluation fournisseur, sous accord de confidentialité.

13. Modifications de la présente politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions légales ou de nos services. La date de dernière mise à jour figure en tête du document. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou via une notification sur le site.

14. Contact

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données personnelles :